Rekisteriseloste

REKISTERISELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA

1. Rekisterinpitäjä
   Nimi: Itä-Uudenmaan Urheiluakatemia
   Osoite: Sannaistenkatu 8, 06100 Porvoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   Nimi: Sanna Törnroos, sanna.tornroos@iuakatemia.fi
   Nettisivuosoite: https://iuakatemia.fi/

3. Rekisterin nimi
   Suomisport-palvelun Itä-Uudenmaan urheiluakatemian oma rekisteri.
   Tämä tietosuojaseloste koskee Suomisport-palvelua ja seuran käsittelemiä Sporttitilien tietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten seura käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden Sporttitilien tietoja.

4. Rekisterin kuvaus
   Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Henkilö luo itselleen oman asiointitilin eli Sporttitilin Suomisport-palveluun. Sporttitilillä henkilöt asioivat palvelussa sekä hallinnoivat My Data -periaatteen mukaisesti itse omia tietojaan.
   Sporttitiliä käyttämällä rekisteröity voi hankkia palvelussa tarjolla olevia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia, seurojen tuotteita ja palveluja sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Sporttitilin avulla henkilö voi hallinnoida omaa ja huollettaviensa sporttiarkea verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Suomisportin Sporttitilille kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite. Jos rekisteröityjä hoitaa asioita huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö
   Henkilötunnus toimii tiliä luodessa ainoastaan henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen Sportti-ID:n ja Sporttitilin. Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.
   Sporttitilin luonnin yhteydessä kysyttävää henkilötunnusta ei välitetä tai käsitellä Suomisport-palvelussa. Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät eivät näe, eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain Suomisport-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö
   SPORTTITILIN HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ
   Itä-Uudenmaan Urheiluakatemian henkilötietojen käyttö

Itä-Uudenmaan Urheiluakatemia käyttää jäsentensä henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:

1. Hallinnon työkalut
   Seura käyttää jäsentensä henkilötietoja seuran hallinnon ja toiminnan järjestämiseen. Tähän kuuluu:

• Jäsenrekisterin ylläpito: Jäsenen perustiedot kuten nimi, yhteystiedot ja jäsenmaksutiedot tallennetaan ja päivitetään säännöllisesti.

• Tiedotus ja viestintä: Jäsenille lähetetään tiedotteita, uutiskirjeitä ja muuta jäsenistöä koskevaa tietoa, kuten tulevia tapahtumia, kilpailuja, valmennusmahdollisuuksia ja muita seuran palveluja.

• Laskutus ja maksaminen: Jäsenmaksujen käsittely ja maksaminen tapahtuvat henkilötietojen avulla.

2. Ryhmien työkalut
   Itä-Uudenmaan Urheiluakatemia käyttää ryhmien työkalua jäsentensä osallistumisen hallintaan ja toiminnan järjestämiseen. Tietoihin voi sisältyä muun muassa:

• Ryhmien luominen ja hallinta: Jäsenet voidaan liittää eri ryhmiin, kuten valmennusryhmiin tai kilpailu- ja harjoitusryhmiin.

• Osallistujien tiedot ja roolit: Seura voi julkaista ryhmien osallistujien nimiä ja yhteystietoja sen mukaan, mikä on tarpeellista ryhmän toiminnan kannalta.

• Esimerkiksi valmennusryhmissä osallistujien nimet voidaan julkaista ryhmän jäsenille ja valmentajille tiedonjakamisen helpottamiseksi.

• Aikuisliikunnan ryhmissä osallistujien nimiä ei yleensä julkaista muiden ryhmäläisten nähtäville yksityisyyden suojelemiseksi.

3. Kehittämisen työkalut
   Seura hyödyntää henkilötietoja seuran toiminnan ja palvelujen kehittämisessä:

• Jäsenpalautteen kerääminen ja analysointi: Seura voi pyytää jäseniltä palautetta seuran toiminnasta, valmennuksesta ja tapahtumista. Tämä tieto auttaa seuran kehittämisessä ja parantaa jäsenkokemusta.

• Jäsenistön tarpeet ja kiinnostuksen kohteet: Kerättyjen tietojen avulla seura voi tarjota jäsenille entistä parempia ja kohdennetumpia palveluja, kuten erikoistuneita valmennusohjelmia tai uusia liikuntamuotoja.

4. Yksityisyyden suoja ja tietojen julkistaminen
   Seura sitoutuu suojelemaan jäsentensä yksityisyyttä ja varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti.

• Tietojen jakaminen ryhmän sisällä: Seura linjaa omassa toiminnassaan, milloin ja kuinka jäsenistön tietoja voidaan jakaa muiden ryhmän jäsenten kanssa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että valmennusryhmän osallistujien nimet ovat näkyvissä vain kyseisen ryhmän jäsenille, mutta aikuisliikunnan ryhmien osalta nimet eivät ole julkisia.

• Henkilötietojen käyttö rajoitetaan tarpeelliseen: Henkilötietoja ei julkaista tai jaeta ulkopuolisille tahoille ilman jäsenten suostumusta, ellei se ole lakisääteisesti velvoitettu.

5. Tiedon jakaminen ja informointi
   Seura käyttää jäsenistön tietoja tiedottamiseen ja informointiin, esimerkiksi:

• Tapahtumien ja kilpailujen ilmoittautuminen ja tiedotus: Seura voi käyttää jäsentietoja ilmoittautumisprosessissa, jotta jäsenet voivat osallistua tapahtumiin ja kilpailuihin.

• Markkinointi ja jäsenetuudet: Seura voi lähettää tietoa jäseneduista, erikoistarjouksista tai tulevista tapahtumista jäsenille, mikäli jäsen on antanut siihen suostumuksensa.

Yhteenveto:
Itä-Uudenmaan Urheiluakatemia käsittelee jäsentensä henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Seura linjaa omassa toiminnassaan tarkasti, mitkä tiedot jaetaan muiden ryhmän jäsenten kanssa ja miten niitä käytetään ryhmien, hallinnon ja kehittämisen työkalujen yhteydessä. Tietojen käyttö on aina rajoitettu tarpeelliseen, ja jäsenen yksityisyys otetaan huomioon kaikessa toiminnassa.