Registerbeskrivning

REGISTERBESKRIVNING FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

1. Registreringsansvarig
   Namn: Östra Nylands Idrottsakademi
   Adress: Sannaistenkatu 8, 06100 Borgå

2. Kontaktperson för registreringsfrågor
   Namn: Sanna Törnroos, sanna.tornroos@iuakatemia.fi
   Webbplats: https://iuakatemia.fi/

3. Registreringens namn
   Suomisport-tjänstens Östra Nylands Idrottsakademis egna register.
   Denna integritetspolicy gäller Suomisport-tjänsten och den information om Sportkonton som behandlas av föreningen. Denna integritetspolicy beskriver hur föreningen behandlar personuppgifter för Sportkonton som registrerade personer.

4. Registreringens beskrivning
   Suomisport är en gemensam idrotts- och motionsservice från Finlands Olympiska Kommitté och den finländska idrottsgemenskapen. En person skapar sitt eget konto, Sportkonto, på Suomisport-tjänsten. Med Sportkontot kan användaren använda tjänster och hantera sina uppgifter enligt principen ”My Data”.
   Genom att använda Sportkontot kan den registrerade få tillgång till olika idrotts- och motionsrelaterade tjänster som tävlingslicenser, försäkringar, föreningens produkter och tjänster samt anmäla sig till olika evenemang. Sportkontot gör det möjligt för en person att hantera sin egen och sina vårdades idrottsaktiviteter via webbplatsen och mobilappen.

INSAMLAD INFORMATION
Suomisport Sportkonto samlar in följande personuppgifter: namn, personnummer, nationalitet, telefonnummer, e-postadress och postadress. Om den registrerade sköter ärenden för sin vårdnadshavares räkning på Suomisport-tjänsten, samlar Suomisport också in motsvarande uppgifter för vårdnadshavaren.

5. Grund för att ge personnummer och användning av personnummer
   Personnummer används vid kontoskapandet enbart som identifiering, vilket gör det möjligt för varje användare att få ett personligt Sport-ID och Sportkonto. Insamling av personnummer för identifiering är nödvändig och laglig inom tjänsten.
   Vid skapandet av Sportkonto vidarebefordras eller behandlas inte personnumret av Suomisport-tjänsten. Tjänstens databehandlare ser inte och behandlar inte de registrerades personnummer. Personnumret visas endast vid behov för huvudadministratören av Suomisport-tjänsten för att rätta till felaktigheter.

6. Behandling och användning av personuppgifter
   ANVÄNDNING AV PERSONUPPGIFTER FÖR SPORTKONTO
   Östra Nylands Idrottsakademi använder medlemmarnas personuppgifter huvudsakligen för följande syften:

7. Administrationsverktyg
   Föreningen använder medlemmarnas personuppgifter för att organisera föreningens administration och verksamhet. Detta inkluderar:

• Underhåll av medlemsregistret: Grundläggande medlemsuppgifter som namn, kontaktinformation och medlemsavgifter lagras och uppdateras regelbundet.

• Informationsspridning och kommunikation: Medlemmarna får nyhetsbrev, meddelanden och annan information som rör medlemskapet, såsom kommande evenemang, tävlingar, träningsmöjligheter och andra tjänster från föreningen.

• Fakturering och betalning: Behandling och betalning av medlemsavgifter sker med hjälp av personuppgifter.

2. Gruppverktyg
   Föreningen använder gruppverktyg för att hantera medlemmarnas deltagande och organisera verksamheten. Uppgifter kan inkludera:

• Skapande och hantering av grupper: Medlemmar kan tilldelas olika grupper, till exempel träningsgrupper eller tävlings- och träningsgrupper.

• Deltagande och roller: Föreningen kan offentliggöra medlemmars namn och kontaktinformation i grupper när det är nödvändigt för gruppens funktion.

• I träningsgrupper kan deltagarnas namn publiceras för gruppmedlemmar och tränare för att underlätta informationsdelning.

• I vuxenträningsgrupper publiceras deltagarnas namn vanligtvis inte för att skydda deras integritet.

3. Utvecklingsverktyg
   Föreningen använder personuppgifter för att utveckla föreningens verksamhet och tjänster:

• Insamling och analys av medlemsfeedback: Föreningen kan be medlemmarna om feedback om verksamheten, träningarna och evenemang. Denna information hjälper föreningen att utvecklas och förbättra medlemmarnas upplevelse.

• Medlemmarnas behov och intressen: Med hjälp av insamlade data kan föreningen erbjuda mer skräddarsydda tjänster, såsom specialiserade träningsprogram eller nya idrottsformer.

4. Skydd av privatliv och offentliggörande av uppgifter
   Föreningen åtar sig att skydda medlemmarnas integritet och säkerställa att personuppgifter behandlas säkert.

• Delning av information inom grupper: Föreningen fastställer när och hur medlemmarnas uppgifter kan delas med andra gruppmedlemmar. Detta kan innebära att deltagarnas namn i träningsgrupper endast publiceras för medlemmar i den gruppen, men att namn i vuxenträningsgrupper inte är offentliga.

• Användning av personuppgifter begränsas till det som är nödvändigt: Personuppgifter publiceras eller delas inte med externa parter utan medlemmens samtycke, om det inte är lagstadgat.

5. Informationsspridning och meddelande
   Föreningen använder medlemmarnas uppgifter för att informera om evenemang och tävlingar, samt för att marknadsföra medlemsförmåner och specialerbjudanden. Medlemmar informeras endast om detta om de har gett sitt samtycke.

Sammanfattning:
Östra Nylands Idrottsakademi behandlar medlemmarnas personuppgifter noggrant och säkert. Föreningen har fastställda riktlinjer för när och hur information delas inom grupper och används för administration och utveckling av tjänster.